La Productividad personal y laboral

ProductividadEn la dinámica organizacional actual, es común escuchar afirmaciones (más bien lamentos) relacionadas con el estrés generado por las urgencias, exigencias y limitaciones de tiempo para cumplir con los objetivos y tareas específicas. Si bien es un hecho que la velocidad que se requiere para responder al día a día, se ha incrementado y que hoy por hoy los Clientes, internos y externos, esperan mayor proactividad y sentido de urgencia de nuestra parte para ser atendidos; la realidad es que, en general, no aprovechamos los recursos que tenemos disponibles y, con ello; cumplir al 100% sin morir en el intento.

En primer lugar, debemos señalar como un factor clave de la improductividad, la falta de motivación y entusiasmo de las personas por la actividad o función que desempeñan. El trabajo les pesa, les duele y lo sufren. Muchas personas tienen un empleo sólo para ganar dinero; es decir, no es parte de un plan personal de crecimiento o desarrollo personal ni profesional. Para ellos es un mal necesario, están porque no tienen otra opción y esperan que la organización “les motive”, que les reconozca hasta el mínimo esfuerzo, que les perdone todos sus errores, que les pague por cada buena intención, y que, si las metas no se cumplen, que la organización o su jefe absorban el 100% de la responsabilidad ¿Cómo entonces se espera que las tareas se realicen con calidad, productividad y seguridad? Incluso en aquellas organizaciones en las que las condiciones laborales no son las ideales, o en que el trato, la cultura o el estilo de liderazgo es agresivo o denigrante para la persona, “esperan que las cosas mejoren por arte de magia”, ignorando la importancia de su contribución para la mejora o, si ya se hizo lo posible, esperando que sea la organización la que tome la decisión de su separación laboral. Es por ello que anteriormente en este blog nos referimos a que sí hay zombies en el siglo 21.

Otro aspecto es la falta de aprendizaje continuo, si bien puede tener su origen en el primer factor; también se relaciona con la resistencia al cambio, a las nuevas tecnologías y, en la mayoría de los casos, a la dependencia de un instructor, tutor o maestro que les enseñe u “obligue” a dedicar tiempo para estudiar, investigar o practicar un nuevo conocimiento o habilidad. Por supuesto que el contar con una persona a quién recurrir para aclarar dudas es muy importante, así como que alguien demuestre la forma correcta de realizar un proceso o actividad nueva; pero hoy en día es posible lograrlo a distancia, de manera virtual; todo lo que se requiere es decisión, dedicación… y un dispositivo con acceso a Internet, claro está. Ejemplos de este aspecto son evidentes cuando una persona que ha trabajado con un software durante un año o más, sólo sabe hacer aquello para lo que fue contratado, utiliza sólo las funciones mínimas necesarias y no ha sido capaz de desarrollar una forma más rápida y eficiente para realizar su labor. Incluso cuando se realiza una actualización o el cambio a un software más nuevo y con mayores alcances; la persona sufre y busca, en la medida de sus posibilidades, regresar a sus prácticas anteriores.

Si bien el aspecto de falta de aprendizaje continuo se está diluyendo con la generación de los llamados mileniales; aún en este grupo se condiciona el auto-aprendizaje para aquello que sea “entretenido”, social o divertido; en consecuencia los conocimientos y habilidades para el trabajo son secundarios.

distraccionesYa que estamos hablando de la tecnología y de las nuevas generaciones de trabajadores, el tercer factor  de la falta de productividad personal es el generado por las distracciones y falta de concentración en el trabajo o actividades laborales. La influencia de las nuevas tecnologías, en especial en los dispositivos inteligentes de comunicación, ha sido determinante en las relaciones humanas en la última década, y aún falta mucho por ver. Es común encontrar personas en el trabajo, incluso en los que se requiere de atención personal cara a cara, que al menos una de ellas esté atendiendo, al mismo tiempo, al dispositivo, generando con ello desde la incomodidad de la otra persona, hasta la necesidad de repetir el proceso o la información para asegurar el buen resultado de la interacción. Así mismo en actividades técnicas o de producción se han generado riesgos de trabajo y afectaciones importantes a la productividad y a la calidad de los bienes producidos; esta es la razón por la que en el mundo se está iniciando la generación de políticas y leyes que prohíben el uso de esos aparatos durante la jornada laboral. Vea el artículo al respecto en el blog COVIRE.

Además de la distracción que provocan los dispositivos de comunicación inteligentes, existen otros aspectos en el entorno laboral que afectan la productividad; desde las cadenas intrascendentes de correos electrónicos; así como la publicidad o spam en el mismo medio; hasta la interacción entre los trabajadores que privilegian las pláticas personales a las profesionales. Por supuesto que no se trata de que el entorno laboral sea el de un campo de concentración; pero es un hecho que los tiempos dedicados a actividades poco relevantes ocupan una buena parte de la jornada en el trabajo. Si bien se recomiendan descansos estratégicos para potenciar la atención y concentración entre una actividad y otra diferente, en especial en tareas administrativas o intelectuales; no hay una conciencia de ello y las personas hacen pausas que afectan la continuidad de los procesos en lugar de propiciar la mejora de ellos.

Es importante reconocer que existen personas comprometidas con la productividad y que, a pesar de sus esfuerzos por concentrarse y lograr mejoras, no logran un resultado positivo. Hay quienes, a pesar de sus buenas intenciones; se ven afectadas emocionalmente a lo largo de la jornada, la inician con una actitud constructiva y pro-positiva y que a la mitad de la misma ya están estresad@s, cumpliendo al mínimo y con deseos de que llegue la hora de la salida. Esas personas que quieren y no pueden, es muy probable que enfrenten un problema fisiológico, provocado principalmente por malos hábitos de alimentación y de descanso. El dicho Mente sana en Cuerpo sano; es fundamental para la productividad personal y laboral. Nuestro cuerpo requiere de nutrientes para estar a la altura de las circunstancias; en un entorno adverso, los requerimientos nutricionales son clave para el éxito. Sin una buena alimentación las capacidades intelectuales se ven mermadas; la tolerancia a cambios, urgencias y conflictos en el trabajo puede disminuirse significativamente, afectando con ello su rendimiento, capacidad de aprendizaje y hasta su entusiasmo por hacer las cosas bien y a la primera.

Es muy común que los empresarios o jefes de las organizaciones pasen por alto este último aspecto. El trabajador ideal para ellos es el que se comporta más como una máquina que como un ser humano. Sin embargo, es un hecho que hasta las máquinas requieren de una buena lubricación, una excelente fuente de energía y de un mantenimiento preventivo en tiempo y forma.

ProductividadTomemos pues los cuatro aspectos revisados:

  • falta de motivación y entusiasmo
  • falta de aprendizaje continuo
  • distracciones y falta de concentración
  • malos hábitos de alimentación y de descanso

y establezcamos acciones de mejora para cada uno de ellos. La Auto Conciencia será la habilidad principal para que, de manera personal, logremos cambios importantes en nuestra perspectiva laboral.

Si hacemos la tarea, nuestra productividad, tanto de manera personal como en el trabajo; nos acercará sin lugar a dudas, a ese soñado lugar llamado éxito.

El reto de la Motivación 3.0

ActitudEn nuestro Blog COVIRE, presentamos por primera vez el concepto de la Motivación 3.0 producto de la lectura del libro de Daniel Pink “La sorprendente verdad sobre qué nos motiva (DRIVE). Los conceptos planteados por Pink han revolucionado el concepto de la fuerza de los incentivos (bonos o premios) para incrementar la productividad.

El resumen puede llegar a simplificarse señalando que:

  • Para trabajos rutinarios o “mecánicos” los bonos por desempeño funcionan… hasta cierto nivel (el cual debe ser identificado por los administradores de RRHH o del comportamiento organizacional).
  • Para trabajos creativos o de innovación, los bonos no funcionan… es la flexibilidad y la libertad lo que puede verdaderamente motivar un mejor desempeño.

Es aquí en donde la inteligencia emocional juega un papel fundamental.

¿Cómo hacer que un trabajo rutinario y repetitivo, mecánico o meramente administrativo, se convierta en un trabajo innovador?

Probablemente para los jefes de este tipo de labores sea mejor dejar las cosas como están y no agregar más variables. El miedo a perder el control y afectar el resultado, puede provocar que la posibilidad de cambios se consideren como amenazas a la estabilidad del centro de trabajo.

Pero lo que es más grave, es que las personas, los individuos que realizan esas tareas se conformen con el día a día. que no busquen nuevas y mejores formas para realizar una labor que dista mucho de ser apasionante.

Una persona que realiza una labor operativa, puede hacer la diferencia organizando su lugar de trabajo, las herramientas y los insumos para incrementar su productividad. Puede ser algo tan simple como poner a la derecha algo que “toda la vida” ha estado a la izquierda y que con ello le quedará más a la mano y le generará menor esfuerzo.

Una persona que realiza una labor administrativa, puede aprender alguna función del procesador de textos que le permitirá automatizar la creación de documentos de una forma más rápida y con menor oportunidad de error.

Una persona que debe elaborar reportes diarios, semanales o mensuales, puede utilizar aplicaciones gráficas o de análisis de datos que le permitirán identificar con mayor facilidad las oportunidades de mejora.

El reto es estar dispuestos a aprender y aplicar nuevas formas, por más simples que éstas sean, de realizar el trabajo diario.

Otro elemento que depende también de cada persona, es el disfrutar, incluso divertirse, cuando realiza su trabajo. Para ello se requiere de una actitud positiva, constructiva y de servicio que le permita “al mal tiempo darle buena cara”.

No quiero caer en la simplicidad o pecar de obvio; pero es un hecho que la jornada de trabajo representa, en el mejor de los casos, la tercera parte de nuestro tiempo de vida, y poco más del tiempo que estamos despiertos ¿porqué no esforzarnos por pasar ese tiempo lo mejor posible?

La motivación 3.0 es posible; pero si los jefes o las organizaciones no generan el entorno para alcanzarla… entonces será una labor individual que deberemos de asumir. El premio será nuestra propia satisfacción de saber que, a diferencia de muchos, nosotros sí disfrutamos nuestro trabajo.

Simplicidad para ser feliz y vivir en armonía

SimplicidadSe dice que la vida es simple, pero que nosotros mismos la complicamos, pues es tiempo de volver a lo básico y ahora que inicia el segundo mes de este bisiesto 2012, vale la pena replantear si nuestra vida merece un poco de simplicidad.

John Maeda en su libro “Las leyes de la simplicidad” hace mención a 10 leyes, el cual es un magnífico ejercicio sobre una idea sencilla y potente: en un mundo complejo, menos es más.

Las leyes son:

  1. REDUCIR: La manera más sencilla de alcanzar la simplicidad es mediante la reducción de elementos.
  2. ORGANIZAR: La organización de elementos permite que un sistema complejo parezca sencillo.
  3. TIEMPO:Ahorrar tiempo hace parecer las cosas más simples.
  4. APRENDER: El conocimiento hace que las cosas parezcan más simples.
  5. DIFERENCIAS: La simplicidad y la complejidad se necesitan entre sí.
  6. CONTEXTO: Lo que se encuentra en la periferia de la simplicidad es relevante.
  7. EMOCIÓN: La simplicidad se puede lograr emocionando.
  8. CONFIANZA: Confianza en la simplicidad.
  9. FRACASO. No es posible hacer algunas cosas de manera simple.
  10. LA ÚNICA: La simplicidad consiste en quitar aquello que es obvio y añadir lo importante.

Recientemente me hicieron llegar un correo con el siguiente contenido. El cual por su simplicidad me parece fundamental publicar en este espacio

Reglas básicas para ser feliz y vivir en armonía

¿Llegó? ¡SALUDE!

¿Se va? ¡DESPÍDASE!

¿Le hablaron? ¡CONTESTE!

¿No pidieron su opinión? ¡NO OPINE!

¿Encendió? ¡APAGUE!

¿Abrió? ¡CIERRE!

¿Desarmó? ¡ARME!

¿Rompió? ¡REPARE!

¿Ensució? ¡LIMPIE!

¿Mojó? ¡SEQUE!

¿No sabe cómo funciona? ¡NO LO TOQUE!

¿No sabe hacerlo mejor? ¡NO CRITIQUE!

¿No vino a ayudar? ¡NO ESTORBE! ¿Pidió prestado? ¡DEVUELVA!

¿No le pertenece? ¡PIDA PERMISO!

¿Habló de más? ¡SOSTÉNGALO!

¿Prometió? ¡CUMPLA!

¿Compró? ¡PAGUE!

¿Ama? ¡DÍGALO!

¿Le hicieron un favor? ¡AGRADEZCA!

¿Ofendió? ¡DISCÚLPESE!

¿Lo alabaron? ¡ACÉPTELO!

¿Le gustó? ¡REENVÍELO!