La Productividad personal y laboral

ProductividadEn la dinámica organizacional actual, es común escuchar afirmaciones (más bien lamentos) relacionadas con el estrés generado por las urgencias, exigencias y limitaciones de tiempo para cumplir con los objetivos y tareas específicas. Si bien es un hecho que la velocidad que se requiere para responder al día a día, se ha incrementado y que hoy por hoy los Clientes, internos y externos, esperan mayor proactividad y sentido de urgencia de nuestra parte para ser atendidos; la realidad es que, en general, no aprovechamos los recursos que tenemos disponibles y, con ello; cumplir al 100% sin morir en el intento.

En primer lugar, debemos señalar como un factor clave de la improductividad, la falta de motivación y entusiasmo de las personas por la actividad o función que desempeñan. El trabajo les pesa, les duele y lo sufren. Muchas personas tienen un empleo sólo para ganar dinero; es decir, no es parte de un plan personal de crecimiento o desarrollo personal ni profesional. Para ellos es un mal necesario, están porque no tienen otra opción y esperan que la organización “les motive”, que les reconozca hasta el mínimo esfuerzo, que les perdone todos sus errores, que les pague por cada buena intención, y que, si las metas no se cumplen, que la organización o su jefe absorban el 100% de la responsabilidad ¿Cómo entonces se espera que las tareas se realicen con calidad, productividad y seguridad? Incluso en aquellas organizaciones en las que las condiciones laborales no son las ideales, o en que el trato, la cultura o el estilo de liderazgo es agresivo o denigrante para la persona, “esperan que las cosas mejoren por arte de magia”, ignorando la importancia de su contribución para la mejora o, si ya se hizo lo posible, esperando que sea la organización la que tome la decisión de su separación laboral. Es por ello que anteriormente en este blog nos referimos a que sí hay zombies en el siglo 21.

Otro aspecto es la falta de aprendizaje continuo, si bien puede tener su origen en el primer factor; también se relaciona con la resistencia al cambio, a las nuevas tecnologías y, en la mayoría de los casos, a la dependencia de un instructor, tutor o maestro que les enseñe u “obligue” a dedicar tiempo para estudiar, investigar o practicar un nuevo conocimiento o habilidad. Por supuesto que el contar con una persona a quién recurrir para aclarar dudas es muy importante, así como que alguien demuestre la forma correcta de realizar un proceso o actividad nueva; pero hoy en día es posible lograrlo a distancia, de manera virtual; todo lo que se requiere es decisión, dedicación… y un dispositivo con acceso a Internet, claro está. Ejemplos de este aspecto son evidentes cuando una persona que ha trabajado con un software durante un año o más, sólo sabe hacer aquello para lo que fue contratado, utiliza sólo las funciones mínimas necesarias y no ha sido capaz de desarrollar una forma más rápida y eficiente para realizar su labor. Incluso cuando se realiza una actualización o el cambio a un software más nuevo y con mayores alcances; la persona sufre y busca, en la medida de sus posibilidades, regresar a sus prácticas anteriores.

Si bien el aspecto de falta de aprendizaje continuo se está diluyendo con la generación de los llamados mileniales; aún en este grupo se condiciona el auto-aprendizaje para aquello que sea “entretenido”, social o divertido; en consecuencia los conocimientos y habilidades para el trabajo son secundarios.

distraccionesYa que estamos hablando de la tecnología y de las nuevas generaciones de trabajadores, el tercer factor  de la falta de productividad personal es el generado por las distracciones y falta de concentración en el trabajo o actividades laborales. La influencia de las nuevas tecnologías, en especial en los dispositivos inteligentes de comunicación, ha sido determinante en las relaciones humanas en la última década, y aún falta mucho por ver. Es común encontrar personas en el trabajo, incluso en los que se requiere de atención personal cara a cara, que al menos una de ellas esté atendiendo, al mismo tiempo, al dispositivo, generando con ello desde la incomodidad de la otra persona, hasta la necesidad de repetir el proceso o la información para asegurar el buen resultado de la interacción. Así mismo en actividades técnicas o de producción se han generado riesgos de trabajo y afectaciones importantes a la productividad y a la calidad de los bienes producidos; esta es la razón por la que en el mundo se está iniciando la generación de políticas y leyes que prohíben el uso de esos aparatos durante la jornada laboral. Vea el artículo al respecto en el blog COVIRE.

Además de la distracción que provocan los dispositivos de comunicación inteligentes, existen otros aspectos en el entorno laboral que afectan la productividad; desde las cadenas intrascendentes de correos electrónicos; así como la publicidad o spam en el mismo medio; hasta la interacción entre los trabajadores que privilegian las pláticas personales a las profesionales. Por supuesto que no se trata de que el entorno laboral sea el de un campo de concentración; pero es un hecho que los tiempos dedicados a actividades poco relevantes ocupan una buena parte de la jornada en el trabajo. Si bien se recomiendan descansos estratégicos para potenciar la atención y concentración entre una actividad y otra diferente, en especial en tareas administrativas o intelectuales; no hay una conciencia de ello y las personas hacen pausas que afectan la continuidad de los procesos en lugar de propiciar la mejora de ellos.

Es importante reconocer que existen personas comprometidas con la productividad y que, a pesar de sus esfuerzos por concentrarse y lograr mejoras, no logran un resultado positivo. Hay quienes, a pesar de sus buenas intenciones; se ven afectadas emocionalmente a lo largo de la jornada, la inician con una actitud constructiva y pro-positiva y que a la mitad de la misma ya están estresad@s, cumpliendo al mínimo y con deseos de que llegue la hora de la salida. Esas personas que quieren y no pueden, es muy probable que enfrenten un problema fisiológico, provocado principalmente por malos hábitos de alimentación y de descanso. El dicho Mente sana en Cuerpo sano; es fundamental para la productividad personal y laboral. Nuestro cuerpo requiere de nutrientes para estar a la altura de las circunstancias; en un entorno adverso, los requerimientos nutricionales son clave para el éxito. Sin una buena alimentación las capacidades intelectuales se ven mermadas; la tolerancia a cambios, urgencias y conflictos en el trabajo puede disminuirse significativamente, afectando con ello su rendimiento, capacidad de aprendizaje y hasta su entusiasmo por hacer las cosas bien y a la primera.

Es muy común que los empresarios o jefes de las organizaciones pasen por alto este último aspecto. El trabajador ideal para ellos es el que se comporta más como una máquina que como un ser humano. Sin embargo, es un hecho que hasta las máquinas requieren de una buena lubricación, una excelente fuente de energía y de un mantenimiento preventivo en tiempo y forma.

ProductividadTomemos pues los cuatro aspectos revisados:

  • falta de motivación y entusiasmo
  • falta de aprendizaje continuo
  • distracciones y falta de concentración
  • malos hábitos de alimentación y de descanso

y establezcamos acciones de mejora para cada uno de ellos. La Auto Conciencia será la habilidad principal para que, de manera personal, logremos cambios importantes en nuestra perspectiva laboral.

Si hacemos la tarea, nuestra productividad, tanto de manera personal como en el trabajo; nos acercará sin lugar a dudas, a ese soñado lugar llamado éxito.

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(DRIVE) La Sorprendente verdad sobre qué nos motiva

He leído el libro “La Sorprendente verdad sobre qué nos motiva” de Daniel H. Pink (Drive en inglés), y debo decir que ha modificado mis paradigmas acerca de la motivación.

Si bien he coincidido y hasta encontrado explicación a muchas de las decisiones que he tomado, en especial en los últimos 10 años; aún estoy en proceso de la actualización de mis paradigmas a la “Motivación 3.0”.

He tenido mucha experiencia en la implementación de programas de reconocimiento y bonos para mejorar la calidad, la productividad, la seguridad, el desempeño ya sea de individuos o de grupos en diferentes organizaciones, y siempre existía un “hueco” que hacía que en algunas ocasiones dichos programas tenían un resultado bajo, no duradero o incluso que no funcionaran desde el comienzo. Después de leer a Daniel Pink, el “hueco” se ha llenado.

En futuras entradas profundizaré en la verdad acerca de la motivación y aterrizaré mis experiencias ante esta nueva visión de la estrategia de motivación de personas y organizaciones del siglo 21.

Les comparto el video (2 partes) que pone la base de las ideas de Daniel Pink, estoy seguro que hará que sus paradigmas se sacudan respecto a las teorías de la motivación tradicionales.

El LIBRO
Un libro fascinante y sorprendente que ha despertado el halago unánime de público y crítica y que se ha posicionado en la lista de best sellers del New York Times.
Y es que como hiciera Malcolm Gladwell, Daniel Pink logra acercar al gran público conceptos hasta ahora sólo al alcance de unos pocos.
Un libro sobre nuestra naturaleza humana, nuestro comportamiento y, muy especialmente, sobre qué es aquello que nos estimula a hacer lo que hacemos.
Nos enseña como lo que en realidad ansiamos como individuos es la libertad de decidir nuestros objetivos, aprender de forma continua y ser capaces de lograr metas que pasen a la posteridad. Autonomía, excelencia y pervivencia, los tres nuevos pilares de la motivación
Daniel H. Pink es uno de los pensadores más provocativos, reputados y leídos en la actualidad. Es autor de tres libros que han vendido millones de ejemplares en todo el mundo y que han sido traducidos a más de treinta lenguas:Free Agent NationUn nueva mente (Ilustrae, 2008)  y Las aventuras de Johnny Bunko (Empresa Activa, 2009).
Licenciado en Derecho por la Universidad de Yale,  Pink jamás ha ejercido la abogacía, ha ido siempre por libre predicando con el ejemplo de sus libros. Se ha dedicado a la consultoría y a la asesoría política y trabajó durante tres años en la Casa Blanca como redactor jefe de discursos del vicepresidente Al Gore.
Sus artículos y reportajes sobre el mundo de la tecnología y los negocios son publicados periódicamente en medios como el The New York TimesHarvard Business Review o el británico The Sunday Telegraph. Es también uno de los editores de la revista Wired.

Responsabilidad y Rendición de Cuentas (accountability)

Hace unos años, el director de la empresa en la que laboraba, escribió en el pintarrón de la sala ejecutiva la palabra “accountability”. A partir de ese día, la esgrimió para hacer que todos quienes formábamos el staff, “asumiéramos nuestra responsabilidad y rindiéramos cuentas de manera objetiva y oportuna”.

Siendo un grupo de profesionales el “accountability” fue rápidamente convertido en una práctica de gestión cotidiana, y a pesar de las complicaciones, fue un placer haber pertenecido a ese grupo que tantos logros alcanzó.

La palabra “accountability” es comúnmente traducida al español como responsabilidad, pero es un hecho que esa descripción se queda corta en el entorno organizacional.

Ser “accountable” significa mucho más que cumplir con tu puesto o para lo que fuiste contratado. Incluye la obligación de hacer las cosas cada día mejor, buscar la excelencia y hacer todo cuanto sea necesario para contribuir a los resultados de la organización a la que perteneces. Implica compromiso, proactividad, un enfoque constante en la productividad y el agregar valor.

Si bien la responsabilidad y la rendición de cuentas son elementos de una conducta que refleja madurez y profesionalismo; hay que reconocer que existen enormes oportunidades de que esta conducta sea un hábito en las organizaciones de hoy en día.

Las razones de la falta de “accountability” son muy variadas, pero en general se podría resumir en una sóla: es más fácil echarle la culpa al otro que asumir la parte de responsabilidad que nos corresponde.

¿Qué tan “accountable” eres?

A continuación un sencillo listado de conductas que reflejan la capacidad de una persona para asumir la responsabilidad y rendir cuentas de manera profesional.

En una escala del 1 al 10, siendo 1 como “nunca” y 10 “siempre”, califica tu nivel de “accountability”. Tu calificación aplica tanto para el trabajo como para tu vida personal.

1. Me comunico con regularidad y de manera objetiva.

2. Si no entiendo algo, procuro obtener más información.

3. Soy dueño de mis problemas y circunstancias.

4. Cuando cometo un error, lo admito.

5. Soy proactivo, me gusta tomar la iniciativa.

6. Pregunto todo lo que necesito para hacer mi trabajo.

7. Analizo mis actividades y me pregunto ¿Cómo contribuye esto a los objetivos de la organización?

8. Analizo mis actividades y me pregunto ¿qué más puedo hacer?

9. Me doy el tiempo y me concentro cuando es hora reportar lo que he hecho.

10. Me gusta la retroalimentación.

Si tienes una posición de autoridad:

11. Desarrollo y promuevo la responsabilidad y la rendición de cuentas en la gente que está a mi cargo.

12. Soy asertivo ante la falta de responsabilidad y rendición de cuentas de otros.

Obviamente, mientras más alto sea tu puntaje, es mejor. Revisa aquellos aspectos en que tu calificación es baja y piensa qué puedes hacer para mejorar.

Si fuiste honesto contigo (¿hay otra opción?), entonces tendrás los elementos para sobresalir y desarrollarte en cualquiera que se la actividad que realices, ya que de seguro tu organización valorará las contribuciones que realizas, más allá de lo que marca tu descripción de puesto.

Por último, un ejemplo clásico de la responsabilidad y rendición profesional de cuentas contra la conducta tradicional de aquel que se limita a “hacer la chamba”.

Juan trabajaba en una empresa desde hace dos años, siempre fue muy serio, dedicado y cumplidor de sus obligaciones, llegaba puntual y estaba orgulloso de que en dos años nunca recibió una amonestación.

Cierto día buscó al gerente para hacerle un reclamo:

–Señor, trabajo en la empresa hace dos años con bastante esmero y estoy a gusto con mi puesto, pero siento que he sido postergado. Mire, Rogelio ingreso a un puesto igual que al mío hace sòlo 6 meses y ya está siendo promovido a Supervisor.

–Uhmmmm – mostrando preocupación el gerente le dice: -Mientras resolvemos esto, quisiera me ayudes a resolver un problema. Quiero dar fruta al personal para la sobremesa del almuerzo de hoy. En la bodega de la esquina venden fruta. Por favor, averigua si tienen naranjas.

Juan se esmeró en cumplir con el encargo y en 5 minutos estaba de vuelta.

–Bueno Juan, ¿qué averiguaste?

–Señor, tienen naranjas para la venta.

–¿Y cuánto cuestan?

–Ah… No pregunte por eso.

–Ok, pero ¿viste si tienen suficientes naranjas para todo el personal?

–Tampoco pregunté por eso señor.

–¿Hay alguna fruta que pueda sustituir la naranja?

–No sé señor, pero creo…

–Bueno, siéntate un momento. –El gerente tomó el teléfono y mandó llamar a Rogelio. Cuando éste se presentó, le dio las mismas instrucciones que le diera a Juan anteriormente, y en 10 minutos estaba de vuelta. Cuando Rogelio retornó el gerente pregunta:

–Y bien Rogelio ¿qué noticias me tienes?

–Señor, tienen naranjas, lo suficiente, para atender a todo el personal y si prefiere también tiene plátano, papaya melón y mango. La naranja está a $7.50 pesos el kilo. El plátano a $5.20, el mango a $9.00 el kilo, la papaya y el melón a $5.80 pesos el kilo. Me dice que si le compra una buena cantidad nos dará un descuento del 8 %. He dejado separada la naranja, pero si usted escoge otra fruta debo regresar para confirmar el pedido.

–Muchas gracias Rogelio, pero espera un momento…

Se dirige a Juan, que aún seguía esperando estupefacto y le dice:

–Juan, ¿qué me decías?

–Nada señor, eso es todo con su permiso…

MORALEJA: Es importante hacer nuestro mejor esfuerzo aun con las tareas más sencillas, ya que de otra forma nadie nos confiará tareas de mayor importancia. Todas las veces que empleamos correctamente la información, tenemos la oportunidad de imprimir nuestra marca personal.

Tomado de una cadena de internet